記滄鹽集團(tuán)檔案室主任科員 楊瑞
檔案管理工作是滄鹽集團(tuán)成立60多年來各項(xiàng)工作活動的歷史記錄，是當(dāng)前和以后工作查考的重要依據(jù)。作為一名檔案管理員，楊瑞也把自己對企業(yè)的忠誠和熱愛牢牢地刻印進(jìn)每一個檔案盒中。
“剛到檔案室看著滿桌子急需整理的文件、鐵皮柜里擺放滿滿的案卷，工作不知從何下手，我都犯怵了”楊瑞說。2002年，楊瑞調(diào)入集團(tuán)公司檔案室從事文書檔案管理工作。剛開始，因?yàn)楣ぷ鳠o從下手，一度想打退堂鼓，最后，只能把自己的母親——滄鹽集團(tuán)退休的老檔案員請來，講授檔案管理的工作方法。在母親手把手細(xì)心地講解中，楊瑞學(xué)會了收集、鑒定、整理、裝訂以及錄入等檔案管理初步要領(lǐng)。然而，在母親那學(xué)的最多的是老一輩檔案人對滄鹽檔案工作的責(zé)任，這份責(zé)任楊瑞深扎心底。
帶著這份責(zé)任的傳承，楊瑞全身心地投入到檔案管理工作中去。按照檔案臺賬目錄明細(xì)，楊瑞熟記原有的文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案等存放位置以及按年份存放的編目號續(xù)，每天重復(fù)著檔案的整理，裝訂，錄入，查閱等工作，遇見急需解決的問題及時與同事溝通、向檔案管理的前輩請教。在工作地循序漸進(jìn)中，楊瑞喜歡上了這項(xiàng)神圣的檔案工作。然而，隨著多年工作經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，她發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的深奧，沒有豐富的業(yè)務(wù)知識以及細(xì)致的檔案管理流程，很難做到檔案的規(guī)范管理與服務(wù)企業(yè)的目的。
為豐富業(yè)務(wù)知識，規(guī)范檔案管理，楊瑞反復(fù)研讀各類檔案書籍和業(yè)務(wù)書刊，并結(jié)合企業(yè)檔案實(shí)際情況向地方檔案管理同行請教，在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。多年來，楊瑞依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，編制了《企業(yè)檔案分類方案歸檔范圍及保管期限表》，對公司企業(yè)檔案的分類和類目設(shè)置及所含范圍給予界定，對文書檔案、財務(wù)檔案等保管期限進(jìn)行修訂，不但加強(qiáng)了檔案類目的規(guī)范性，而且還確保了資料的齊全完整。同時，楊瑞不斷改進(jìn)個別檔案收集不規(guī)范、歸檔材料不齊全、不合格的情況，加強(qiáng)與各個業(yè)務(wù)部室的溝通聯(lián)系，避免了業(yè)務(wù)部室因工作原因造成檔案的散落與遺失。
檔案的規(guī)范管理，為企業(yè)存真的同時，最終目的是服務(wù)企業(yè)。楊瑞始終堅持檔案工作就是服務(wù)的觀點(diǎn)，既要強(qiáng)化企業(yè)檔案保密工作，又要增強(qiáng)檔案管理服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)于基層的工作要求。多年來，無論是維護(hù)公司的合法權(quán)益、解決歷史遺留問題、產(chǎn)權(quán)確立還是編史修志等工作，只要有需求的檔案資料，楊瑞都會以最快的速度第一時間提供。2021年8月，她因身體原因做了一個小手術(shù)，正在家臥床休息，突然接到公司需要提供生產(chǎn)經(jīng)營檔案依據(jù)的電話，她強(qiáng)忍病痛，在家人的攙扶下趕到單位。經(jīng)過一個多小時的查閱，終于找齊了相關(guān)資料，沒有影響正常生產(chǎn)經(jīng)營，避免了企業(yè)損失，而回到家的她已經(jīng)疼得滿臉是汗。
20多年來，楊瑞對檔案的熱愛，就像在哺育自己的孩子一樣精心照料。夏天，為保證檔案存放適宜的溫濕度，定時通風(fēng)調(diào)節(jié)溫度，定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，對紙質(zhì)檔案資料按時進(jìn)行防霉、防蟲處理，對金屬獎牌、獎?wù)逻M(jìn)行防塵、防銹蝕的保養(yǎng)；冬天，定期清理庫房衛(wèi)生，對用電、滅火器消防器材進(jìn)行安全檢查，多年來沒有發(fā)生檔案損壞以及丟失現(xiàn)象。
2021年底，公司新建檔案室竣工，看到嶄新的場館、現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，楊瑞及所有檔案管理人員倍感鼓舞，深切體會到公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。新館建成后，檔案管理將實(shí)現(xiàn)智能化數(shù)字管理，需要對前期所有歷史檔案進(jìn)行電子化錄入，這需要大量的人力物力。從2022年7月份開始，楊瑞帶領(lǐng)檔案室人員全面開啟了智能化數(shù)字化升級工作，先后完成了建場至今60余年永久性、定期30年的文書檔案、科技檔案及部分人事檔案的拆卷掃描、數(shù)據(jù)核實(shí)、訂卷匯總和檢查入庫等工作，并對現(xiàn)存會計檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立電子目錄，全面實(shí)現(xiàn)了從實(shí)體檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變。先后完成文書檔案2601冊，簡化文書檔案853件，聲像檔案113盒，圖片檔案71冊；完成科技檔案數(shù)字化管理54盒，數(shù)字化人事檔案1000份。
2022年11月，檔案室整體搬遷至新建室館。看著各類檔案搬進(jìn)了嶄新整潔的新“家”以及檔案管理用上了北京銳爾檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，楊瑞心里說不出的喜悅。但是，新的辦公環(huán)境、先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以及怎樣填充檔案管理系統(tǒng)使之高效運(yùn)行，對檔案管理人員也提出了新的要求。楊瑞與檔案室同事認(rèn)真學(xué)習(xí)國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》的新標(biāo)準(zhǔn)等專業(yè)知識，努力提高現(xiàn)代化辦公設(shè)備、信息網(wǎng)絡(luò)的技能，全面提升綜合素質(zhì)。
2022年12月，新冠病毒肆虐，楊瑞為盡快填充信息化管理系統(tǒng)，始終堅守在工作崗位，在她的帶動下，滄鹽集團(tuán)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了方法科學(xué)化、管理手段現(xiàn)代化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的新飛躍。
“學(xué)無止境、勤則可達(dá)”楊瑞從剛到滄鹽檔案室的生澀，到現(xiàn)在檔案管理工作的豐富經(jīng)驗(yàn)，她無時無刻不在學(xué)習(xí)，辛勤的面對各項(xiàng)工作。有人曾經(jīng)問楊瑞，你每天在辦公室里頭忙忙碌碌的干什么？楊瑞笑著說：“我們的工作是鎖進(jìn)檔案柜里的，別人看不到”。
2022年6月，在第十五個“國際檔案日”，楊瑞喜獲2022年度黃驊市“最美檔案人”稱號。面對領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)和同事的稱贊，楊瑞表示，作為一名老檔案管理人員，將認(rèn)真做好傳承工作，將自己的工作經(jīng)驗(yàn)傳授給下一代，并按照“五步工作法”要求，進(jìn)一步掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備、信息網(wǎng)絡(luò)的技能，為滄鹽集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展再立新功。
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